Perse duhet kompjuterizuar biznesi?

Nga pyetësorët e shpërndarë në seminaret e trainimit të financierëve të organizuara nga “Shoqata e Kontabilistëve të Miratuar” rezulton se ka akoma shumë biznese (rreth 53%) të cilët ngurrojnë të përdorin kompjuterin. Shumë prej tyre mendojnë se është shpenzim i tepërt, apo i parakohëshëm. Nisur nga kjo po evidentoj disa argumenta:

Regjistrim i shkurtuar:

Në radhë të parë, përdorimi i kompjuterit për regjistrimin e dokumentave ( të shitjeve, blerjeve, arkëtimeve e pagesave) ju lehtëson dukshëm punën. Po pse – mund të thoni ju - ato që shkruan me dorë do t’i shkruash dhe me kompjutër; madje me dorë dinë të shkruajnë të gjithë, ndërsa me kompjuter duhen njerëz që dinë ta përdorin.

Për të argumentuar këtë po ndalem vetëm në dy aspekte: 1) Regjistrim i shkurtuar 2) Kontroll e ndihmë për shmangien e gabimeve.

Lehtësimi i punës

Vëllimin më të madh të punës për regjistrimin e dokumentave, zakonisht, e përbën regjistrimi i faturave. Faturat kanë artikuj që blihen, magazinohen e shiten. Artikujt shpesh janë të shumtë, disa dhjetra, qindra apo mijëra. Në punën e përditshme, ata përsëriten shumë herë. Të rrallë janë artikujt e rinj.

Mbasi i keni regjistruar njëherë artikujt, kur t‘ju duhen përsëri, mjafton të shkruani vetëm kodin e identifikimit të tij ose ta zgjidhni atë nga një listë. (Nëse lista është e gjatë mund ta filtroni duke shkruar vetëm gërmat e para). Pasi e zgjidhni, kompjuteri shkruan automatikisht emërtimin e plotë të artikullit, njësinë matëse, çmimin, etj.

Veç kësaj, programet e specializuara kanë dritare të përshtatura me formën e dokumentit përkatës: veç për Faturat e Shitjes, veç për Mandat Arkëtimet, etj. Ngjashmëria me formen e dokumentit e bën programin familjar për përdoruesin. Mjaft prej të dhënave që përmban dokumenti plotësohen automatikisht nga programi. Për shembull, kur regjistroni një Faturë Shitje nëse plotësoni “Kodin e Klientit” (ose emrin e shkurtuar) plotësohet automatikisht “Emërtimi i plote” i tij , “Adresa”, “NIPT” etj. Ose, kur për një artikull shënoni sasinë, programi llogarit “Vleftë pa TVSH”, “TVSH” dhe “Vleftën me TVSH”.

A nuk janë lehtësime këto?

Kontroll e ndihmë për shmangien e gabimeve:

Duke e identifikuar artikullin me kodin e tij shmangen pasaktësitë e mundshme në emërtimin e tij, çmimin, etj. Programet profesionale kryejne edhe kontrolle logjike për të shmangur gabimet e rastit si psh: ballafaqimin e hyrjeve me daljet nga magazina; të arkëtimeve e pagesave me faturat përkatëse; etj. Ky kontroll rrit shpejtësinë e punës nga që punonjësit e ndjenë veten më të sigurtë.

Programet e kontabilitetit kryejnë automatiksht edhe kontabilizimin e dokumentave (hedhjen e regjistrimeve nga ditarët e vaçantë (Libri i Shitjes, Libri i Blerjes, Libri i Arkës, etj) në atë të kontabilitetit (Libri i Madh); përllogarisin automatikisht efektet e ndërrimit të kursit të monedhës me regjistrimin e pagesave apo të faturave; etj. Tjetër, këto programe janë të pajisur me udhëzues të brendshëm (help on line) për çdo veprim, në çdo dritare. Mjafton të klikoni me “mouse” dhe ju shfaqen instruksionet e ilustruara edhe me shembuj, për çdo fushe.

Të gjitha këto, rrisin ndjeshëm rendimentin e punës të punonjësve, që vlerësohet nga 20% deri në disa herë .

Përgjigje të shpejta, të sakta e të plota

Kur i bëni regjistrimet me dorë në regjistër, ju keni mundësi të nxirrni informacion për shitjet ose arkëtimet ditore. Por kjo punë bëhet gjithnjë e më e vështirë me shtimin e faturave. Mendoni sikur të keni për të mbledhur disa qindra fatura me disa artikuj, të cilat për t’u siguruar duhet ti rimblidhni ose kuadroni.

Mirëpo për një administrim të mirë ju keni nevojë edhe për:

• sa mall keni gjendje në dyqanin tuaj
• sa është gjendja në magazinë e secilit artikull
• sa shitje janë bërë për secilin artikull në periudha të ndryshme
• sa është fitimi real nga secili artikull dhe në total
• cilat mallra duhet të porosisni sot për te cilët gjendja në stok është e ulët

Mendoni se sa kohë do t’ju duhej t’i nxirnit këto të dhëna duke shfletuar regjistrat me dorë. Praktikisht, për ata që kanë një sasi të madhe shitjesh, kjo është e pamundur.

Për të gjitha pyetjet e mësipërme dhe shumë të tjera, përgjigjet mund t’ju a japë vetëm Regjistrimi i Kompjuterizuar!

Reduktimi i “rrjedhjeve”

“Rrjedhjet” (diferencat apo zvogëlimet e inventarit) janë shpesh një preokupim serioz. Ato fshehin brenda vjedhjet, prishjet, dëmtimet apo firot.

Vrojtime të ndryshme në Perëndim tregojnë se, duke kompjuterizuar Regjistrimin, vjedhjet në biznesin tuaj ulen; gjë që ndikon në rrjitjen e të ardhurave mesatarisht 3%. Kjo shpjegohet me faktin se punonjësit tregohen më korrektë, kur e dinë se çdo artikull është nën kontroll të plotë në çdo çast.

“Rrjedhjet” (diferencat apo zvogëlimet e inventarit) janë shpesh një preokupim serioz. Ato fshehin brenda vjedhjet, prishjet, dëmtimet apo firot.

Duke i pasur pasqyrat e inventarit, për pak sekonda, verifikimi me sondazhe i gjendjes fizike të disa artikujve është shumë i thjeshtë. Punonjësit bëhen më të kujdesshëm ndaj gjendjes së inventarit, mbajtjes së mallrave të tepërta në stok, prishjes apo dëmtimit të mallrave, kontrollit të gjendjes gjatë furnizimit. Të njëjtat vrojtime në Perëndim tregojnë se, kompjuterizimi sjell zvogëlimin e këtyre dëmtimeve, me një efekt rreth 4% në biznesin tuaj.

Në Shqipëri nuk kemi statistika tonat për këto humbje, por mendoj se “rrjedhjet” duhet të jenë shumë më të mëdha se ato në Perëndim. E them këtë edhe sepse në rastet kur kemi asistuar në inventarizim, me rastin e informatizimit për mbartjen e gjendjes së magazinës, kanë rezultuar diferenca nga 8 deri 15 %.

Furnizimi më i studiuar.

Kur magazina është e madhe dhe me artikuj të shumtë, është i lodhshëm evidentimi i gjendjes për paraprirjen e nevojave të furnizimit apo shmangien e stoqeve. Duke pasur pasqyrat e shitjeve sipas periudhave të ndryshme të kaluara, Ju mund të parashikoni sasinë e nevojshme të furnizimit, që të plotësoni kërkesat, pa mbajtur gjendje të tepërt të ndonjë artikulli.

Nga ana tjetër programi: sa herë që bëni dalje të ndonjë artikulli nga magazina Ju sinjalizon nëse gjendja bie nën cakun e dëshiruar; sa herë që bëni blerje gjithashtu Ju sinjalizon nëse ajo e tejkalon sasinë e caktuar për shmangien e stokut; etj. Programi mund të plotësojë automatikisht Porosinë tuaj të furnizimit, sipas kufijve që keni caktuar ju për secilin artikull. Madje mund të lidheni drejtpërdrejt, nëpërmjet programit, me furnitorët apo klientet tuaj për Porosi apo dërgesa, gjë që e bën biznesin tuaj më dinamik e më të mirëadministruar.

Shërbimi ndaj klientëve

Kompjuterizimi shpejton shërbimin ndaj klientëve. Me skanerin e bar-kodeve, ju i shërbeni klientit në çerekun e kohës që nevojitet me regjistrin manual. Edhe po të mos përdorni skanerin e bar-kodeve, shërbimi ndaj klientit është përsëri më i shpejtë dhe më i saktë sepse kur në kompjuter futni kodin e artikullit, çmimi del automatikisht dhe totali llogaritet nga kompjuteri. Po ashtu, printimi i faturës nga kompjuteri është komod dhe shumë më i shpejtë se shkrimi i saj me dore

Ju keni interes që klienti të rikthehet në dyqan për blerjet e ardhshme. Duke patur listën e klienteve ju mund t’i informoni periodikisht, gjë që i nxit ata të rikthehen në dyqan. Informimi i klientëve është forma më e mirë e reklamës.

Kuptohet që nuk është nevoja të shënoni emrin e çdo personi që futet në dyqan, por vetëm emrat dhe adresat e klientëve tuaj më të rregullt.

Rritja e fitimit

Duke konsultuar pasqyrat, ju mund të konstatoni se një artikull sjell fitim më të lartë se një tjetër. Krahasimi i fitimeve, ju orienton të mbani në stok më shumë artikuj me marzh të lartë fitimi dhe më pak ata me marzh të ulët.

Jo vetëm kaq, nga programi profesional ju mund të merrni shumë më tepër informacione, për mireadministrimin e aktivitetit tuaj. Ka me qindra raporte menaxheriale, analiza kostoje, raporte finaciare, ku përfshihen: Bilanci; Të Ardhura e Shpenzimet, etj.

Leverdishmëria

Në fund, le të bëjme një llogari orientuese. Një Sistem Regjistrimi i Kompjuterizuar, i përbërë nga kompjuteri (70000 lekë), printeri (25000 lekë), skaneri i bar-kodeve (20000 lekë) dhe programi (5000 lekë), ju kushton afërsisht rreth120000 lekë. Jetëgjatësia e tij është të paktën 3 vjet. Pra kushton rreth 40000 lekë në vit. Për siguri duhet të parashikojme dhe shpenzime të mirëmbajtjes që vlerësohen rreth 14000 lekë/ vit. Dmth gjithësej shpenzimi do të jetë rreth 54000 lek në vitë ose rreth 150 lekë në ditë.

Nga ana tjeter, ky sistem sipas llogaritjeve të mësipërme (duke marrë parasysh vetëm “rrjedhjet” për një xhiro rreth 10’000 lekë në dite (që tejkalohet edhe nga biznese fare të vegjël), do jua rrisi fitimin me 700 lekë në ditë. Pra do të ishte një investim me rentabilitet lakmues, pa marrë në konsideratë avantazhet e tjera të shumta që përmendëm më sipër.

Kosta Ekonomi Drejtor Ekzekutiv i Insitutit të Modelimeve në Biznes (IMB)

<-Kthehu Mbrapa